Archivo Institucional

Dentro de la historia de la humanidad, siempre se tuvo la necesidad de dejar plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia en registros físicos, pues la memoria y la tradición oral no bastaba para poderlos guardarlos; y transmitirlos a futuras generaciones de forma fiable, Estos documentos se convirtieron en mudos testigos de las diversas acciones y acontecimientos vividos en cualquier punto del tiempo, y, ante la mirada desinteresada de un público cada día más exigente debemos preguntarnos; ¿cuándo son útiles estos documentos? o ¿cuándo son llamados para conocer su versión?, la respuesta consiste en que: sólo son útiles cuando necesitamos ver un dato que se nos ha olvidado en el tiempo o un dato que será útil ya sea para revivir fechas memorables, culturales, actos representativos, que nos ayuden a comprender de dónde venimos y también que sean evidencia para un proceso de evaluación y acreditación que nos ayuden a construir nuevos planes de mejora para ser cada día mejores.

Es así que, la Universidad Politécnica Salesiana preocupada en generar y conservar la memoria institucional, crea por Resolución de Consejo Superior RESOLUCIÓN Nº 0007-01-2011-01-12. la Secretaría Técnica de Archivo y Documentación, asignándole la responsabilidad de diseñar, implementar estrategias que permitan no solo la conservación de la documentación, sino que responda a la vez a una necesidad de gestionar eficaz y eficientemente la documentación que se genera en los diferentes ámbitos de la educación superior. (Carta de Navegación 2014 -2018, como objetivo estratégico "5.9. La comunidad universitaria de la UPS cuenta con información gestionada y conservada eficientemente").

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Historia Archivo Institucional

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Desde la creación de la Universidad Politécnica Salesiana se han generado y recibido una cantidad de papeles, se han gestionado, se han distribuido, cuando han finalizado su trámite se han archivado y en otros casos posiblemente se han eliminado.

¿Qué queremos decir, que ya no sepamos del Archivo? ¿Por qué ahora es importante?

Con el avance de las tecnologías de la información se ha generalizado el tratamiento informático de los trabajos administrativos. Dando origen e implementándose la "e-administración o administración electrónica".

El cambio ha sido tan profundo que nos obliga a modificar nuestra idea de lo que es un documento, de cómo se elabora, de cómo se tramita, de cómo se distribuye, de cómo se archiva, de cómo se puede identificar – localizar y, lo más importante, del cómo se puede disponer para la consulta.

La Universidad Politécnica Salesiana es consciente de la necesidad de generar una cultura archivística, donde el Archivo no solo es el espacio físico donde se almacenan "papeles que han perdido su vigencia administrativa o un espacio alternativo para acumular cajas llenas de papeles" sino que se convierte en ser parte de un sistema de gestión documental. Sistema que inicia desde la creación del documento, tramitación y conservación.

Por tal motivo, el Archivo Institucional nace como un objetivo de la Secretaría Técnica de Archivo y Documentación de la Universidad Politécnica Salesiana, en Resolución del Consejo Superior "RESOLUCIÓN Nº 0007-01-2011-01-12".

Como objetivo se plantea:

Alcanzar con el respaldo de las nuevas tecnologías, la sistematización y el control de los documentos en cualquier formato, que produce o recibe la institución en el cumplimiento y ejercicio de sus objetivos y funciones. Garantizando con ello la eficiencia administrativa, el control interno y la protección del patrimonio documental.

Desarrollar la operación de un sistema informatizado de gestión de documentos para integrar bajo un solo concepto los sistemas documentales y de información dispersos en la institución. Así como también, adecuar la normativa institucional para la operación de los archivos de gestión a cargo del Archivo Central.

Servicios Archivo Institucional

Servicios que brinda el Archivo

Los Servicios que brinda el Departamento de Gestión Documental y el sistema de archivos son:

A las instancias de la UPS

Capacitación continua en los procesos de armado de expedientes, valoración, clasificación, y transferencias documentales periódicas, así como a mantener las buenas prácticas de gestión documental.
Soporte de funcionalidad de administración de información electrónica de acuerdo al software de Gestión de Archivos Físicos y Digitales.
Recibir, clasificar, digitalizar y preservar los documentos que son transferidos al Archivo Intermedio en las respectivas Sedes de la UPS y en el Archivo Institucional.
Facilitar la documentación en forma de préstamo cuando sea solicitado.

A los estudiantes y público en general

Facilitar la investigación y consulta de la documentación custodiada en el Archivo Intermedio – Archivo Institucional de acuerdo a los niveles de acceso de préstamo.
Índice de documentos digitalizados para conocimiento del estudiante, exclusivo para lectura.
Índice de documentos físicos detallando la ubicación topográfica de cada uno.

HORARIO Y LUGAR DE ATENCIÓN AL PÚBLICO

Archivo Intermedio Cuenca

HORARIO DE ATENCIÓN

CONTACTOS

TÉLEFONO

UBICACIÓN

Matutino: 08h00 a 14h00
Vespertino: 14h00 a 18h00

etaticuan@ups.edu.ec

ahuiracocha@ups.edu.ec

larias@ups.edu.ec

(+593) 7 4135250

Ext. 1273 ;1274; 1151

Calle Vieja 12-30 y Elia Liut

planta baja del edificio frente a los laboratorios de automotriz.

Código: EC-AUPS-AICUE

Archivo Intermedio Guayaquil

HORARIO DE ATENCIÓN	CONTACTOS	TÉLEFONO	UBICACIÓN
Matutino: 09h00 a 13h00 Vespertino: 14h00 a 18h00	icastro@ups.edu.ec tparra@ups.edu.ec ysaltos@ups.edu.ec mbonete@ups.edu.ec jjouve@ups.edu.ec narevalo@ups.edu.ec	(+593)4590630 Ext.: 4232 4235 4401 4234 4233 4248	Campus María Auxiliadora : Km 19 Vía a la Costa EC-AI-UPSG

Archivo Institucional

HORARIO DE ATENCIÓN

CONTACTOS

TÉLEFONO

UBICACIÓN

Matutino: 08h00 a 14h00
Vespertino: 14h00 a 18h00

wortiz@ups.edu.ec

rsanchezd@ups.edu.ec

wladino@ups.edu.ec

(+593) 7 4135250

Ext. 1111 ;1392;1265

Calle Vieja 12-30 y Elia Liut

frente al Estadio Valeriano Gavinelle Bovio.

Código: EC-AUPS-AHUPS

Archivo Intermedio Quito

HORARIO DE ATENCIÓN

CONTACTOS

TÉLEFONO

UBICACIÓN

Matutino:

08h30 a 13h00

Vespertino: 14h00 a 17h30

geivar@ups.edu.ec

paguilar@ups.edu.ec

dmero@ups.edu.ec

mchangoluisa@ups.edu.ec

mgomez@ups.edu.ec

dmolina@ups.edu.ec

amacias@ups.edu.ec

(+593) 2 3962-900 
(+593) 2 3962-800 
Ext.: 2312
2349
2715
2399 
2331 
2190
2190

Campus Sur en la Rumichaca y Morán Valverde S/N. Bloque G, Subsuelo 1  

Código: EC-AI-UPSQ

gdocumentalarch@ups.edu.ecContactos

geivar@ups.edu.ec
ahuiracocha@ups.edu.ec
etaticuan@ups.edu.ec
rsanchezd@ups.edu.ec
wortiz@ups.edu.ec
wladino@ups.edu.ec

Teléfonos: 07 – 2862213

Ext: 1273; 1111; 1268; 1265; 2359

Ubicación: Universidad Politécnica Salesiana Código: EC-AUPS-AHUPS
- Archivo Institucional: frente al Estadio Valeriano Gavinelle Bovio. Código: EC-AUPS-AHUPS
- Archivo Intermedio de Sede Cuenca: planta baja del edificio frente a los laboratorios de automotriz. Código: EC-AUPS-AICUE
- Archivo Intermedio de Sede Quito: Rumichaca y Morán Valverde s/n. Código: EC-AUPS-AIUIO
- Archivo Intermedio de Sede Guayaquil: Campus María Auxiliadora : Km 19 Vía a la CostaEC-AI-UPSG

Historia Archivo Institucional

El Sistema de Gestión de Archivos Físicos y Digitales, por sus siglas SGAD; es un sistema informático desarrollado en la Universidad Politécnica Salesiana, con la finalidad de garantizar la accesibilidad y conservación de los documentos en soporte digital, siendo un instrumento esencial para la ubicación y localización de los mismos en soporte físico, en cualquiera de los niveles de Archivo con que cuenta la universidad.

Las personas interesadas en consultar información, podrán acceder a través del link "Solicitud". Cada documento, de acuerdo al contenido de información, tendrá la siguiente clasificación de acceso:

Libre Acceso (LA): el documento podrá ser consultado y descargado desde el SGAD por la persona interesada en el contenido a través de la opción "Solicitud".

Requiere Autorización (RA): el documento o expediente necesita ser aprobado por la persona encargada de la dependencia o máxima autoridad de la universidad. La solicitud de préstamo se podrá realizar a través de la aplicación SGAD.

Restringido (R): el documento podrá ser consultado solo a nivel de dato informativo para conocer si existe el documento. El documento no podrá ser visualizado, no tendrá calidad de préstamo inmediato. La solicitud de préstamo se podrá realizar a través de la aplicación SGAD.

Accede al SGAD

Gestión Documental Archivo

¿Qué es un Archivo Universitario?

Es un sistema especializado en el cual se integran un conjunto de documentos, sea cual sea su formato, su fecha y soporte, generados a través de una gestión administrativa, académica, investigativa, cultural que respeta un orden original y de procedencia para servir como evidencia del cumplimiento de la misión, visión de la universidad y como fuente testimonial.

Objetivo:

Alcanzar con el respaldo de las nuevas tecnologías, la sistematización y el control de los documentos en cualquier formato, que produce o recibe la institución en el cumplimiento y ejercicio de sus objetivos y funciones. Garantizando con ello la eficiencia administrativa, el control interno y la protección del patrimonio documental.

Funciones Básicas

Asumir el diseño del Sistema de Archivo, la redacción de los elementos normativos necesarios y la ejecución de las operaciones archivísticas, así como el apoyo a los usuarios de Unidades Administrativas y Académicas para una correcta asunción y realización de las operaciones de las que fueran responsables.

Asumir la implantación de los nuevos procedimientos y sistemas administrativos, apoyando a las Unidades Administrativas y Académicas que deben operarlos y dando soporte a los usuarios, con vistas a lograr un funcionamiento normalizado "a régimen" en los plazos más breves posibles.

"…Cualquier espacio es una oportunidad de almacenar documentos; cualquier espacio es un problema para identificar y localizar la documentación…"