Archivo Institucional

Dentro de la historia de la humanidad, siempre se tuvo la necesidad de dejar plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia en registros físicos, pues la memoria y la tradición oral no bastaba para poderlos guardarlos; y transmitirlos a futuras generaciones de forma fiable, Estos documentos se convirtieron en mudos testigos de las diversas acciones y acontecimientos vividos en cualquier punto del tiempo, y, ante la mirada desinteresada de un público cada día más exigente debemos preguntarnos; ¿cuándo son útiles estos documentos? o ¿cuándo son llamados para conocer su versión?, la respuesta consiste en que: sólo son útiles cuando necesitamos ver un dato que se nos ha olvidado en el tiempo o un dato que será útil ya sea para revivir fechas memorables, culturales, actos representativos, que nos ayuden a comprender de dónde venimos y también que sean evidencia para un proceso de evaluación y acreditación que nos ayuden a construir nuevos planes de mejora para ser cada día mejores.

Es así que, la Universidad Politécnica Salesiana preocupada en generar y conservar la memoria institucional, crea por Resolución de Consejo Superior RESOLUCIÓN Nº 0007-01-2011-01-12. la Secretaría Técnica de Archivo y Documentación, asignándole la responsabilidad de diseñar, implementar estrategias que permitan no solo la conservación de la documentación, sino que responda a la vez a una necesidad de gestionar eficaz y eficientemente la documentación que se genera en los diferentes ámbitos de la educación superior. (Carta de Navegación 2014 -2018, como objetivo estratégico "5.9. La comunidad universitaria de la UPS cuenta con información gestionada y conservada eficientemente").

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A great number of paper documents have been created since the university opened, some have been eliminated, but many have been filed.

With the progress of information technologies, many administrative tasks have become automated, e-administration.

These changes force us to transform the way documents are treated, distributed, filed, identified and more importantly how they can be available when they need to be consulted.

The university is aware of the need to create a document management system for documents that need to be filed. Therefore, the university created the institutional archives department whose objectives are:

- To systematize and control documents in any format that the institution produces or receives, with the support of new technologies. Thus, guaranteeing administrative efficiency, internal control and the protection of documentary heritage.

- To develop the operation of a computerized document management system to integrate document and information systems dispersed throughout the institution under a single concept. As well as, adapt the institutional regulations for the operation of the management files in charge of the Central Archive.

SERVICES PROVIDED:

For university workers:

Training on preparing files, valuation, classification, transfer of documents.
Support of electronic information management functionality according to the Physical and digital File Management software.
Receive, classify, digitize and preserve the documents
Provide documentation when requested.

For students and general public

Facilitate research and consultation of the documentation kept in the Institutional Archives
Index of digitized documents for student's knowledge, exclusively for reading.
Index of physical documents detailing the topographic location of each one.

HOURS OF ATTENTION

From 8am to 12pm / 2pm to 6pm

Contacts

gdocumentalarch@ups.edu.ec
geivar@ups.edu.ec
ahuiracocha@ups.edu.ec
etaticuan@ups.edu.ec
rsanchezd@ups.edu.ec
wortiz@ups.edu.ec
wladino@ups.edu.ec

Telephone: 07 – 2862213

Ext: 1273; 1111; 1268; 1265; 2359

Historia Archivo Institucional

El Sistema de Gestión de Archivos Físicos y Digitales, por sus siglas SGAD; es un sistema informático desarrollado en la Universidad Politécnica Salesiana, con la finalidad de garantizar la accesibilidad y conservación de los documentos en soporte digital, siendo un instrumento esencial para la ubicación y localización de los mismos en soporte físico, en cualquiera de los niveles de Archivo con que cuenta la universidad.

Las personas interesadas en consultar información, podrán acceder a través del link "Solicitud". Cada documento, de acuerdo al contenido de información, tendrá la siguiente clasificación de acceso:

Libre Acceso (LA): el documento podrá ser consultado y descargado desde el SGAD por la persona interesada en el contenido a través de la opción "Solicitud".

Requiere Autorización (RA): el documento o expediente necesita ser aprobado por la persona encargada de la dependencia o máxima autoridad de la universidad. La solicitud de préstamo se podrá realizar a través de la aplicación SGAD.

Restringido (R): el documento podrá ser consultado solo a nivel de dato informativo para conocer si existe el documento. El documento no podrá ser visualizado, no tendrá calidad de préstamo inmediato. La solicitud de préstamo se podrá realizar a través de la aplicación SGAD.

Accede al SGAD

Gestión Documental Archivo

¿WHAT IS A UNIVERSITY FILE?

It is a specialized system which enables a set of documents to be integrated, whatever their format, date and support, generated through administrative, academic, research, cultural management that respects an original and provenance order to serve as evidence of the fulfillment of the mission, vision of the university and as a testimonial source.

Aim:

To systematize and control documents in any format that the institution produces or receives, with the support of new technologies. Thus, guaranteeing administrative efficiency, internal control and the protection of documentary heritage.

Basic Functions

Design the File System, write the necessary regulatory elements and the execution of the archival operations, as well as provide support to the users of Administrative and Academic Units for a correct realization of the operations for which they were responsible.
Assume the implementation of the new administrative procedures and systems, supporting the Administrative and Academic Units that must operate them and providing support to users, with a view to achieving a normalized "regime" operation in the shortest possible timeframes.